​La labor diaria de los gestores documentales, bibliotecólogos y archivistas es proteger, custodiar y divulgar la memoria, hacer esto en el mundo moderno es una tarea que necesita todos los días de más colombianos  capacitados en esta área de la administración.

La capacitación en el campo archivístico ha sido uno de los principales ejes de actuación del Archivo General de la Nación desde su creación en 1989, contribuyendo así a dinamizar la formación que a nivel profesional llevaba a cabo la Universidad de la Salle desde 1971.

Para finales de la década de los 90, el SENA comenzó a ser protagonista en el campo de la capacitación archivística, a través de formaciones técnicas que se impartían en diferentes lugares del país, llegando a ser la única entidad de formación con presencia en casi todas las regiones del país, logrando ampliar la oferta académica en esta área.

Con el paso del tiempo, la Institución ha sido un actor relevante en el desarrollo de la política archivística, apoyando de diferentes maneras las acciones del Archivo General de la Nación, consolidando así una sinergia que se sigue manteniendo hasta el presente.

Recientemente la entidad realizó en Florencia el primer Foro de Sensibilización de Archivos, que contó con la participación especial de Carlos Alberto Zapata Cárdenas, director del Archivo General de la Nación, con quien dialogamos sobre el trabajo que realiza este organismo y la labor del SENA en la formación de colombianos dedicados al manejo de los archivos públicos.

¿Desde cuando se habla de archivo?

​​​​​"El SENA, gracias a su infraestructura que tiene a lo largo de todo el territorio, ha llegado a los más recónditos lugares del país".

Los archivos son tan antiguos como la civilización misma, cuando el ser humano empezó a organizare empezó a dejar evidencias de sus actuaciones y de su diario quehacer, con el tiempo estos tradujo en bibliotecas, se tradujo en archivos y se tradujo en museos entonces como vemos el trabajo que realiza hoy la archivística es un trabajo milenario lo que pasa es que con el paso del tiempo la aparición y el surgimiento de una disciplina científica es mucho más reciente más o menos en el año de 1890 aproximadamente.

Lo que queremos denotar es que los archivos han estado presente en la república han estado presentes en la historia del país desde tiempos inmemoriales y por esto lo que necesitamos precisamente es profesionalizar esta actividad para que estos archivos que hoy tenemos los puedan consultar los ciudadanos dentro de 500 años.

¿Personalmente, desde cuándo archiva?

Tengo memoria de archivos personales desde muy niño cuando empiezo a guardar mis calificaciones, cuando empiezo a guardar los trabajos de colegio que los profesores me entregaban con felicitaciones,  es decir el trabajo de archivo casi que nunca ha parado y la vinculación de los seres humanos con los archivos tampoco con los documentos.

Hoy en día un ser humano empieza a tener su  contacto con un documento desde el momento en el que le hace la primer ecografía, desde la prueba de embarazo y todavía sigue teniendo contacto con documentos incluso después de fallecidos cuando por ejemplo se exhuma el  cuerpo de una persona para hacerle análisis y saber cuál fue la causa de su muerte ósea de alguna manera nunca vamos a estar desligados de la producción documental como seres humanos.

¿Técnicamente que es archivar?

Significa guardar la memoria, proteger el pasado Y por eso técnicamente archivar es  tener la capacidad de recuperar la información, de usarla de ponerla al servicio de uno mismo o de la sociedad eso es lo que los archivos reflejan y representan.

Asiste a un foro de sensibilización organizado por el SENA en el que el eje central el manejo de documentos públicos. En ese contexto ¿por qué es importante que las instituciones del estado y también las privadas archiven?

Fundamentalmente porque ahí se encuentra la evidencia de lo que hacen, los documentos son el leguaje de la administración,  a través de los documentos se pronuncia la administración pública o privada;  si usted no guarda esas evidencias el día que tiene que tomar una decisión o el día que tiene que sustentar un proceso legal o el día que tiene  usted que desarrollar una actividad por ejemplo de desarrollo planes a futuro no va a poder hacerlo simplemente porque no cuenta con las fuentes de información.

¿Entonces es importante que los funcionarios encargados de los archivos en las instituciones estén formados académicamente?

Es clave; la archivística no es un simple quehacer, sino es una profesión que requiere de formación técnica,  formación científica en diferentes niveles. La ley de educación plantea esos niveles de formación donde  está presente la  disciplina de la archivística.

​​​​"La archivística no es un simple quehacer, sino es una profesión que requiere de formación técnica,  formación científica en diferentes niveles".

El manejo de archivos  no es un asunto para inexpertos,  porque tenemos también que reconocer  que en muchos casos existen personas inescrupulosas que no tienen formación es este campo y están por ahí en el país dando catedra de que es un archivo y tratando resolverle problemas a las administraciones municipales cuando no tienen las competencias para ello.

¿Para Usted, qué labor cumple el SENA en materia de formación?

Es una labor fundamental porque es una de las pocas instituciones que tiene presencia nacional entonces si bien hay universidades de alto nivel que tiene formación archivística está localizada en una ciudad y no irradia todo el país, en tanto que el SENA lo que tiene son unos programas de formación técnica y tecnológica, y  gracias a esa posibilidad e infraestructura que tiene a lo largo de todo el territorio, ha llegado a los más recónditos lugares del país a intentar a veces infructuosamente por falta de voluntad política pero al menos a intentar que los archivos público y que los archivos privados que están en esos lugares se organicen y se conserven de manera adecuada.

¿El SENA  es un aliado estratégico o un actor relevante para el Archivo General de la Nación?

Efectivamente que es un actor relevante  para el Archivo General de la Nación porque con su formación nos ayuda a conservar la memoria documental del país,  de hecho nosotros llevamos mucho tiempo trabajando articuladamente con esta entidad en muchos aspectos; hoy en día nosotros somos parte de la mesa sectorial de archivo del SENA, también el SENA hace parte de un importante número de Consejos Territoriales de Archivo, además  ha organizado eventos de capacitación a los que el Archivo General de la nación ha asistido y lo más importante todo el proceso formativo que adelanta en todo el país. Entonces es claro que sin una institución como el SENA que se dedica a la formación archivística el trabajo que hacemos nosotros  sería mucho más difícil.

¿Cuáles son para usted los cinco elementos  claves para ser un buen archivo público?

Lo primero es tener una política, después contar con profesionales calificados, la tercera es conocer la institucionalidad sin ella es imposible saber cuál es la ruta que sigue el documento, la cuarta trabajo interdisciplinario y la quinta es tener una sede digna un lugar en donde los documentos realmente se sientan respetados,  en donde puedan estar debidamente protegidos.​